دفتر مدیریت پروژه (PMO)

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :· تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند· افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها· کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت· عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها· از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد. برگرفته از وبلاگ مدیریت پروژه http://pmexpert.persianblog.ir