تبادل الکترونیکی داده ها (EDI)

EDI مخفف Electronic Data Interchange و بمعنی تبادل الکترونیکی داده ها است. EDI زیرمجموعه ای از eCommerce است و معمولا وقتی استفاده میشود که حداقل یکی از شرکاء تجاری، درگیر حجم وسیع معاملات تجاری باشد. تبادل الکترونیکی داده ها به معنی تبادل مستقیم مستندات تجاری مانند سفارشات، صورتحسابها، قراردادها، برنامه ریزی، حمل و نقل، حواله ها و ... از یک ماشین به ماشین درشرکتهای مختلف است. EDI فی النفسه استراتژی و یا پروسه جدیدی را ایجاد نمی کند، بلکه درطول مسیر جریان کار با انتقال اطلاعاتی که قابل رسیدگی است، بدون نیاز به ثبت مجدد اطلاعات ، زمان فرآیند را ( از سفارش اولیه تا ارسال کالا و پرداخت نهایی) کاهش میدهد. تکنولوژی تبادل اطلاعات از کامپیوتر به کامپیوتر هزینه بمراتب کمتری نسبت به مستندات کاغذی دارد. بنابر مطالعات انجام شده (درامریکا) پردازش یک روند سفارش کاغذی و دستی حدود 70 دلار هزینه در بر دارد درصورتیکه پردازش یک سفارش بصورت EDI چیزی حدود یک دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجیره تامین ابزاریست برای حذف خطاهای انسانی، تاخیر زمانی و ضایعات.   تفاوت EDI و eCommerce eCommerce اصطلاح جدیدتری است و نسبت به EDI حوزه وسیعتری را می پوشاند. eCommerce را میتوان به سه بخش تقسیم کرد که EDI یکی از زیرمجموعه های آنست : وقتی یک سیستم کامپیوتری اسناد تجاری را بدون دخالت انسان، مستقیما به یک کامپیوتر دیگر می فرستد، این بخش از eCommerce را EDI می نامند. زیرمجموعه دیگری از eCommerce زمانی است که یک شخص از پشت کامپیوتر خودش سفارشی را ثبت میکند و یا اطلاعاتی را از طرف دیگر دریافت میکند، مانند خرید online بلیط خطوط هواپیمایی از اینترنت. اغلب تجارتهای الکترونیکی اینترنتی در این زمره قرار میگیرند. و بالاخره زیرمجموعه سوم وقتی رخ میدهد که یک شرکت میخواهد اسنادی را بشکل الکترونیکی و خودکار برای شرکت دیگری بفرستد ولی شرکت دریافت کننده امکان ارتباط EDI را ندارد. بنابراین بجای اینکه اطلاعات را بطور اتوماتیک و بدون دخالت انسان در سیستم خود بارگذاری کند، داده های دریافتی را چاپ کرده و مجددا بصورت دستی در سیستم خود وارد میکند. تفاوت EDI و eMailگرچه اساس عملکرد یک سیستم EDI برمبنای ارسال و دریافت پیامهای استاندارد است ولی باید توجه داشت که EDI خصوصیات ویژه ای دارد که آنرا از یک سیستم eMail متمایز میکند : Business transactions message EDI برای تبادل اسناد روتین تجاری استData formatting standards باتوجه به نوع پیامهای مبادله شده، منطقی است که از شکل استاندارد استفاده شودEDI translators داده ها را به شکل استاندارد تبدیل میکندProcessability پیامهای EDI قابل پردازش توسط برنامه هاست تا از ارسال داده های ناقص یا غلط جلوگیری شود عملکرد EDIبرای روشنتر شدن مطلب، نمونه ای از چگونگی کارکرد EDI را به اختصارشرح میدهیم :  وقتی خریدار کالا سفارش خرید را در سیستم کامپیوتری خودش تنظیم وآنرا تائید کرد، این سفارش ثبت شده به یک سند سفارش توسط برنامه Translator به فرمت EDI ترجمه میشود. این سند ازطریق اینترنت و یا شبکه (Value Added Network)VANبصورت کاملا امن برای فروشنده کالا فرستاده میشود.بسیاری از شرکتها از شبکه EDI یا VAN(value-added netwok) بعنوان یک سرویس دهنده ثالث برای ایجاد ارتباط با شرکای تجاری خود استفاده میکنند. شبکه های VAN تنها یک شبکه برای برقراری ارتباط نیست بلکه شامل سرویسهای دیگری نیز میباشد که حداقل آن یک mail box و سرویسهای ارتباطی است. درواقع عبارت value-added بمعنی ارائه سرویسهای بیشتر است نه Added Cost . شرکتهای سرویس دهنده برمبنای درخواست مشتریان سرویسهای دیگری نیز دراختیار آنها قرار میدهد. مثلا برخی از سرویس دهندگان، برنامه هایی را طراحی و ارائه میکنند تا بوسیله آن شرکتها بتوانند transaction های جدید را اجرا کنند و یا یک شریک تجاری جدید به سیستم اضافه کنند. شبکه VAN خریدار و فروشنده شبیه یک صندوق پستی است که با هم در ارتباط هستند. این شبکه از ارسال و دریافت تبادل سند مطمئن شده و به شبکه VAN فروشنده اعلام میکند که یک سند سفارش خرید دریافت شده است از آنطرف به خریدار نیز اطلاع میدهدکه فروشنده سفارش خرید را دریافت کرده است.در تمام مرحله تبادل، امنیت و کنترل داده ها، با بکارگیری کلمه عبور و شناسایی کاربر وکدگزاری (encryption) حفظ میگردد. سیستم EDI فروشنده وخریدار ، سفارش را پردازش کرده و درستی و صحت مستندات را بررسی و ویرایش میکند.هر شریک تجاری باتوجه به نیازش، EDI خاص خود را دارد که شامل نوع خاصی از مستندهای EDI است که باید مورد پردازش قرار گیرد. (مانند سفارش خرید ، فاکتور فروش ، ... ). درواقع اغلب مستندات تجاری که یک شرکت با شریک تجاری اش مبادله میکند میتواند از طریق EDI فرستاده شود.در هر حال، هر سند EDI باید دقیقا با فرمتی مشخص بدست شریک تجاری برسد. اغلب شرکائ تجاری یک EDI Imlpementation Guide (or Kit) دارند که توسط آن میتوانند سند دریافتی را بخوانند. محتویات سند دریافتی را میتوان به فرمت داده هایی که در سیستم داخلی موجود قابل استفاده است تبدیل کرد که به این کار Mapping میگویند. در یک سیستم EDI امکانات و پیش نیازهای زیر لازم است :1- یک نرم افزار برای ایجاد ارتباطات ، صندوق پستی مستندات EDI ، Mapping و ترجمه داده ها.2- ارتباطات اینترنتی و یا شبکه VAN و یا هرنوع روش ارتباطی دیگر برای کلیه شرکای تجاری3- سخت افزار شامل یک سرور یا PC، دستگاههای ارتباطی4- فضای امنیتی مناسب و سیستم کنترل و نمایشگر امنیتی5- امکان ایجاد فایلهای پشتیبان جهت قابلیت اطمینان6- درصورتیکه یکپارچه سازی مستندات EDI با سیستم اطلاعاتی داخلی شرکت لازم باشد، نرم افزاری به این منظور لازم است7- برای هر نوع سند EDI باید یک Map صورت بگیرد. Map ها رکوردهای EDI کدشده را به شکل قابل استفاده ترجمه میکند. بطورکلی برای راه اندازی یک سیستم EDI علاوه بربسترهای سخت افزاری (کامپیوترها و سرورها،مودم،شبکه ارتباطی،...) و نرم افزاری (صندوق پستی پیامهای EDI، مترجم، mapping، نرم افزارهای امنیتی،...) وجود یک استاندارد برای تبادل داده ها نیز ضروریست.