تبادل الکترونیکی داده ها (EDI)

EDI مخفف Electronic Data Interchange و بمعنی تبادل الکترونیکی داده ها است. EDI زیرمجموعه ای از eCommerce است و معمولا وقتی استفاده میشود که حداقل یکی از شرکاء تجاری، درگیر حجم وسیع معاملات تجاری باشد. تبادل الکترونیکی داده ها به معنی تبادل مستقیم مستندات تجاری مانند سفارشات، صورتحسابها، قراردادها، برنامه ریزی، حمل و نقل، حواله ها و ... از یک ماشین به ماشین درشرکتهای مختلف است. EDI فی النفسه استراتژی و یا پروسه جدیدی را ایجاد نمی کند، بلکه درطول مسیر جریان کار با انتقال اطلاعاتی که قابل رسیدگی است، بدون نیاز به ثبت مجدد اطلاعات ، زمان فرآیند را ( از سفارش اولیه تا ارسال کالا و پرداخت نهایی) کاهش میدهد. تکنولوژی تبادل اطلاعات از کامپیوتر به کامپیوتر هزینه بمراتب کمتری نسبت به مستندات کاغذی دارد. بنابر مطالعات انجام شده (درامریکا) پردازش یک روند سفارش کاغذی و دستی حدود 70 دلار هزینه در بر دارد درصورتیکه پردازش یک سفارش بصورت EDI چیزی حدود یک دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجیره تامین ابزاریست برای حذف خطاهای انسانی، تاخیر زمانی و ضایعات.   تفاوت EDI و eCommerce eCommerce اصطلاح جدیدتری است و نسبت به EDI حوزه وسیعتری را می پوشاند. eCommerce را میتوان به سه بخش تقسیم کرد که EDI یکی از زیرمجموعه های آنست : وقتی یک سیستم کامپیوتری اسناد تجاری را بدون دخالت انسان، مستقیما به یک کامپیوتر دیگر می فرستد، این بخش از eCommerce را EDI می نامند. زیرمجموعه دیگری از eCommerce زمانی است که یک شخص از پشت کامپیوتر خودش سفارشی را ثبت میکند و یا اطلاعاتی را از طرف دیگر دریافت میکند، مانند خرید online بلیط خطوط هواپیمایی از اینترنت. اغلب تجارتهای الکترونیکی اینترنتی در این زمره قرار میگیرند.

قانون هشتاد ، بیست ( 20 /80 )

قانون 80/20 یکی از سودمندترین قوانین در زمینه مدیریت زمان و زندگی است. نام دیگر این قانون ‹‹ اصل پارتو ›› است که به افتخار بنیان‌گذار آن ‹‹ ویلفردو پارتو ›› اقتصاددان ایتالیایی نام گذاری شده است. وی برای نخستین بار در سال 1895 این موضوع را در نوشته‌های خود مطرح کرد. پارتو متوجه شد که در جامعه‌ای که در آن زندگی می‌کند مردم را می‌توان به طور طبیعی به دو دسته تقسیم کرد: گروه اول که وی به آنها ‹‹ اقلیت بسیار مهم ›› می‌گوید جزء 20 % افرادی هستند که از نظر اقتصادی و اثر بخشی در صدر قرار دارند و گروه دوم که وی به آنها ‹‹ اکثریت کم اهمیت ›› می‌گوید 80% را تشکیل می‌دهند که در سطح پایین جامعه قرار دارند. وی بعدها کشف کرد که عملاً تمام فعالیت‌های اقتصادی تابع این قانون هستند. به عنوان مثال، مطابق این قانون: 80% از نتایجی که شما به‌دست می‌آورید نتیجه 20% از فعالیت‌های شماست. 20% از مشتری‌های شما 80% از کل فروش شما را خریداری می‌کنند. 80% از کل ارزش فعالیت‌های شما نتیجه 20% آنهاست و الی آخر. این بدان معنی است که اگر در لیست شما ده مورد فعالیت وجود داشته باشد دو مورد از این فعالیت‌ها معادل یا حتی بیش از مجموع هشت فعالیت دیگر ارزشمند هستند. در اینجا به کشف جالبی می‌رسیم. انجام هر کدام از کار‌های موجود در لیست شما ممکن است به یک اندازه وقت شما را بگیرد، ولی انجام یک یا دو تای آنها چند برابر هر یک از سایر موارد برای شما سودمند خواهد بود. گاهی پیش می‌آید که ارزش یکی از ده کار یا فعالیتی که شما در لیست خود دارید به تنهایی می‌تواند بیش از مجموع سایر فعالیت‌ها در موفقیت شما ارزشمند باشد. این کار بی‌تردید همان قورباغه‌ای است که باید اول از همه قورت بدهید.قانون مذکور یکی از مفیدترین مفاهیم موجود در زمینه مدیریت و زندگی است، به مثال های زیر توجه کنید:۸۰% سود شما مربوط به ۲۰% از محصولات یا خدمات شماست.۸۰% بیماران دچار ۲۰% بیماری ها می شوند.۸۰% انبار شما از ۲۰% لوازم شما پر است.۸۰% تصادفات مربوط به ۲۰% جرایم رانندگی است.۸۰% شاخص سهام مربوط به ۲۰% شرکت هاست.۸۰% مشکلات پرسنلی سازمان شما مربوط به ۲۰% کارکنان است.ارزشمند‌ترین کارهایی که می‌توانید در هر روز انجام دهید اغلب سخت‌ترین و پیچیده‌ترین کارها هستند. اما بازده و پاداشی که انجام موفقیت‌آمیز چنین کارهایی برای شما خواهد داشت می‌تواند فوق‌العاده باشد. به همین دلیل باید قاطعانه از انجام کارهایی که جزء 80 درصد کم ارزش هستند خودداری کنید آن هم هنگامی که کارهایی که جزء 20 درصد ارزشمند هستند معوق مانده‌اند.قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید: ‹‹ آیا این کار جزء 20 درصد بالاست یا 80 درصد پایین؟ ››

هنر پرسیدن سوال

چکیده: شما به عنوان یک مدیر چقدر در پرسیدن سوال مهارت دارید؟ تجربه من نشان می‌دهد، اکثر مدیران به‌این موضوع فکر نمی‌کنند.  حتی در فهرست قابلیت‌های مدیریتی، موردی به نام «توانایی پرسیدن سوال» را پیدا نمی‌کنید، به علاوه در مدارس کسب و کار یا برنامه‌های آموزشی مدیران، بخش آموزشی مشخص و مجزایی به نام توانایی پرسیدن سوال وجود ندارد. اما پرسیدن سوالات به طور مؤثر، بخش مهم و اساسی شغل مدیریت به حساب می‌آید و مهارتی است که کمی‌ تمرکز بیشتر روی آن می‌تواند ارزش‌آفرین باشد. همه ما شرایطی را تجربه کرده‌ایم که شاید بدون آنکه متوجه شویم نتوانسته‌ایم یک پرسشگر خوب باشیم. برای مثال، چندی پیش در جلسه‌ای شرکت داشتم که در آن تیم پروژه در حال بررسی پیشرفت کار خود با پشتیبان ارشد اجرایی بود. از حرکات پشتیبان اجرایی طی ارائه مطالبش، معلوم بود که با مسیری که تیم در پیش گرفته بود احساس ناراحتی می‌کرد. در نتیجه، بدون آنکه بتواند سوال‌های مناسبی را از تیم بپرسد، تایید اقدامات بعدی را به تاخیر انداخت تا ‌اینکه بتواند با سرپرست تیم گفت‌وگوی بیشتری داشته باشد. پشتیبان اجرایی طی ملاقاتی که بعدا با سرپرست تیم داشت، او را مورد شماتت قرار داد زیرا سرپرست به گروه اجازه داده بود که از مسیر اصلی منحرف شوند. در نهایت، سرپرست گروه توانست تفکر پشت طرح مورد نظر را توضیح دهد و پشتیبان اجرایی را متقاعد کند که به اهداف خود نائل ‌شوند و همین طور توانست اجازه ادامه کار را دریافت کند. اما در‌این میان، سرعت پیشرفت کار گروه کم شده بود و یک هفته بهره‌وری را از دست داده بودند، آنها به جای تمرکز روی انجام پروژه به بهترین وجه ممکن، بیشتر روی راضی نگه داشتن پشتیبان متمرکز شده بودند.

دفتر مدیریت پروژه (PMO)

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :· تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند· افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها· کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت· عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها· از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد. برگرفته از وبلاگ مدیریت پروژه http://pmexpert.persianblog.ir

آیا میخواهید رئیستان شما را دوست داشته باشد و هربار از او درخواست افزایش حقوق کردید موافقت کند؟

قوانین طلایی :1_همه چیز را رها کنید و به کاری که رئیستان میخواهد انجام شود بپردازید.2_ کمتر قول بدهید و بیشتر کار انجام دهید.3_ کار خود را زودتر قبل از انجام شدن نمونه سازی کنید.4_ میزان پیشرفتتان و روند کار را اطلاع رسانی کنید.5_ از رئیستان درخواست کمک کنید.6_ خبر های بد را هرچه زودتر به اطلاع رئیستان برسانید." اولویت تابع شرایط است. " __استفن کاوی

تفاوت «بازرسی» ، «کنترل کیفیت» و «تضمین کیفیت»

مدیریت کیفیت در یک‌راستا و مرتبط با یکدیگر هستند، اما تفاوت‌های زیادی با هم دارند.در اینجا ضمن بررسی هر یک از این سه مفهوم مدیریت کیفیت، مقایسه‌ای جامع بین آنها خواهیم داشت.بطور کلی، سیستم‌های مدیریت کیفیت از آغاز تاکنون 4 سطح را پشت سر گذاشته‌اند:سطح نخست) بازرسی Inspectionسطح دوم) کنترل کیفیت Quality Controlسطح سوم) تضمین کیفیت Quality Assuranceسطح چهارم) مدیریت کیفیت فراگیر Total Quality Management--------------------------------------------------+ تعریف بازرسی(Inspection):بازرسی را می‌توان مجموعه فعالیت‌های «اندازه‌گیری، بررسی، و آزمایش» یک یا بیش از یک مشخصه‌ی محصول، کالا یا جنس، و مقایسه‌ی نتایج بدست آمده با الزامات مشخص شده به منظور دستیابی به «انطباق» یا «عدم انطباق» در هر مشخصه ذکر کرد. بازرسی می‌تواند توسط یک مهندس کنترل کیفیت یا بازرس QC و یا خود اپراتور انجام شود. در صنایع مختلف همچون نفت و گاز و پتروشیمی نیز بازرسی بسیار پرکاربرد است. بطور مثال، در صنایع نفت و گاز بازرس Coating وظیفه بررسی پوشش سطوح و رنگ و خوردگی لوله، فولاد، و غیره را با استفاده از تجهیزات مربوطه دارد که بیشتر مهندسین شیمی این کار را انجام می‌دهند. بازرسی تشخیص محور یا عیب محور است و بر روی خروجی نهایی متمرکز است تا آن را بررسی کند. در بازرسی ویژگی‌های کلیدی محصول مورد بررسی قرار می‌گیرند و فاقد بازخورد به منبع است. بازرسی هیچ مبنایی برای بهبود مستمر فراهم نمی‌کند و یک فرآیند کوتاه‌مدت است و توجه چندانی به آینده بلندمدت ندارد.